Aktenvernichtung

Ein Aktenvernichter , auch Reißwolf , Papierwolf oder auch Büro-Schredder genannt, ist ein Gerät zum Vernichten von Dokumenten .

Funktionsweise

Vor der Markteinführung von elektrisch betriebenen Aktenvernichtern waren thermische Aktenvernichter ( Feuerkorb ) weit verbreitet in Gebrauch. Wegen der Risiken im Umgang mit offenem Feuer und nicht zuletzt wegen des entstehenden Schmutzes haben sich heute elektromechanische Schredder verschiedener Bauform durchgesetzt.

Ein Aktenvernichter zerschneidet das Dokument in so kleine Teile, dass diese für sich allein kaum verwertbare Informationen enthalten und nur mit großem Aufwand wieder korrekt zusammengefügt werden könnten.

Einfachere Aktenvernichter schneiden das Papier lediglich in schmale Streifen (Streifenschnitt). Bessere Aktenvernichter schneiden zusätzliche horizontale Schnitte. Diese Schneideweise wird als (Kreuzschnitt/Partikelschnitt) (engl.: Cross-Cut) bezeichnet.

Neuere Aktenvernichter können neben Papier auch Kreditkarten und CDs bzw. DVDs zerschreddern. Seit einigen Jahren werden Aktenvernichter vermehrt auch im privaten Umfeld eingesetzt.

Schneidwerke

Im Wesentlichen unterscheidet man bei Aktenvernichtern zwischen Streifenschnitt bzw. Kreuzschnitt/Partikelschnitt .

Das Schneidwerk beim Streifenschnitt besteht aus zwei gegenläufigen Wellen, die mit einer gewissen Anzahl versetzt ineinandergreifender, scharfkantiger Räder bestückt sind. Zusätzlich ist der Mantel der einzelnen Räder verzahnt, wodurch der einwandfreie Transport des Schnittguts gewährleistet wird. Der eigentliche Schneidevorgang besteht darin, dass das Schnittgut die ineinandergreifenden Räder passiert und dadurch in Streifen, welche in ihrer Breite dem Abstand der Räder entsprechen, geteilt wird. Dabei entspricht die Länge eines Streifens dem des eingeführten Dokuments. Demzufolge wird mit einer höheren Anzahl auf der Welle befindlichen Räder eine größere Anzahl an Streifen mit umso geringerer Breite erreicht. Der Vorteil des Streifenschnitts liegt im Wesentlichen darin, dass die Kapazität mehrerer gleichzeitig zu verarbeitenden Blätter stets höher ist als beim Kreuzschnitt. Zudem ist das Betriebsgeräusch wesentlich geringer. Das Volumen des Schnittguts ist allerdings wesentlich höher und es lassen sich keine besonders hohen Sicherheitsstufen erzielen.

Das Schneidwerk beim Kreuzschnitt besteht ebenfalls aus zwei gegenläufigen Wellen mit einer gewissen Anzahl versetzt ineinandergreifender, scharfkantiger Räder und die Zerteilung des Schriftguts der Länge nach geschieht somit in gleicher Weise wie beim Streifenschnitt. Allerdings ist jedes Rad so gestaltet, dass eine scharfe Metallkante aus dem Mantel hervorragt, die sowohl für den Transport des Schnittguts als auch für die Teilung des Streifens in mehrere Partikel sorgt. Damit dieser Vorgang ausgeglichen erfolgt, sind die Metallkanten der Räder leicht versetzt montiert, quasi in Wellenform. Der Vorteil des Kreuzschnittes liegt im Wesentlichen in der erzielbaren höheren Sicherheitsstufe. Zudem ist das Volumen des Schnittguts wesentlich geringer. Als nachteilig darf das wesentlich lautere Betriebsgeräusch angesehen werden.

Antrieb

Bei den meisten Geräten erfolgt der Antrieb durch einen Elektromotor, der über eine Spindelwelle das meist an der Seite des Schneidwerks angebrachte und aus mehreren Zahnrädern bestehende Getriebe antreibt. Es gibt jedoch vereinzelt Geräte die an Stelle durch einen Elektromotor durch eine Handkurbel angetrieben werden.

Von der Beschaffenheit und Dimensionierung des Getriebes sowie den hierfür verwendeten Materialien hängt die eigentliche Leistung des Gerätes ab. Geräte mit besonders hoher Leistung verfügen daher meist über einen Kettenantrieb , während Geräte im unteren Leistungsbereich sich mit Zahnrädern , die teilweise aus Kunststoff gefertigt sein können, begnügen.

Bedeutung des Aktenvernichters

Das Kleinschneiden von Papier hat den Vorteil, dass es im Büroalltag gefahrloser und einfacher durchführbar ist als andere Methoden der Aktenvernichtung (z. B. Verbrennen) und außerdem die Papierschnipsel noch dem Papierrecycling zugeführt werden können. Bei sehr feinem Kreuzschnitt sind die Papierfasern allerdings so kurz, dass daraus nur noch minderwertige Papiersorten hergestellt werden können.

In Deutschland wird die Datensicherheit eines Aktenvernichters nach den fünf Sicherheitsstufen der DIN-Norm DIN 32757 bewertet. Die höchste Sicherheitsstufe 5 fand in der Praxis kaum Verwendung, am häufigsten war die Sicherheitsstufe 2 oder 3 anzutreffen. Vereinzelt bewarben einige Hersteller auch die Sicherheitsstufe 6, welche aber nicht in der DIN 32757 genormt ist.

Im Einzelnen sind die sechs Sicherheitsstufen für Papier wie folgt definiert (DIN 32757-1:1995-01):

• Sicherheitsstufe 1 (empfohlen für allgemeines Schriftgut)
  • bei Streifenschnitt: max. 12 mm Streifenbreite
  • bei Kreuzschnitt: max. 1000 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 2 (empfohlen für internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut)
  • bei Streifenschnitt: max. 6 mm Streifenbreite
  • bei Kreuzschnitt: max. 400 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 3 (empfohlen für vertrauliches Schriftgut)
  • bei Streifenschnitt: max. 2 mm Streifenbreite
  • bei Kreuzschnitt: max. 4 mm Breite auf max. 60 mm Partikellänge (240 mm² Partikelfläche)
  • aber bei Kunststoffen (wie Identifikationskarten oder Mikrofilm): max. 1 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 4 (empfohlen für geheimzuhaltendes Schriftgut)
  • Kreuzschnitt: max. 2 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (30 mm² Partikelfläche)
  • aber bei Kunststoffen (wie Identifikationskarten oder Mikrofilm): max. 0,5 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 5 (für maximale Sicherheitsanforderungen)
  • Kreuzschnitt: max. 0,8 mm Breite auf max. 15 mm Partikellänge (12 mm² Partikelfläche)
  • zerkleinerte grobe Asche, Suspension, Lösung oder Fasern
  • aber bei Kunststoffen (wie Identifikationskarten oder Mikrofilm): max. 0,2 mm² Partikelfläche
• Sicherheitsstufe 6 (für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen)
  • Kreuzschnitt: max. 1,0 mm Breite auf max. 5,0 mm Partikellänge (5 mm² Partikelfläche)
  • zerkleinerte feine Asche, Suspension, Lösung oder Fasern

Zu den Sicherheitsstufen nach der DIN 32757 ist anzumerken:

• Aufgrund der doppelten Definition des Kreuzschnitts kann es sein, dass ein Aktenvernichter bei DIN-A4 -Blättern eine höhere Sicherheitsstufe hat als bei Endlospapier.
• Für Kunststoffe wie Identifikationskarten oder Mikrofilm gelten kleinere Materialteilchenflächen als bei Papier.

DIN 32757-1 wurde im Oktober 2012 zurückgezogen und durch DIN 66399-1+2 ersetzt. Gegenüber DIN 32757-1:1995-01 wurde die Normenreihe umstrukturiert, die Grundlagen und Begriffe wurden in Teil 1 aufgenommen, Anforderungen an Maschinen und Prüfung sind in Teil 2 definiert; außerdem wurden die neuen Sicherheitsstufen 6 und 7 eingeführt. Die Anforderungen an die Betriebsanleitung sind nun in Teil 2 enthalten.

Seit August 2009 ist eine europäische Norm veröffentlicht. Hierbei handelt es sich um die EN 15713:2009, die in Deutschland als DIN EN 15713 gültig ist. Im Anhang 1A ist eine neue Tabelle aufgeführt, die die Aktenvernichtungsstufen neu regelt. Der früher irreführende Begriff der Sicherheitsstufe wurde EU-weit durch die Bezeichnung „Zerkleinerungsstufe“ ersetzt.

Unterschiede bei den Aktenvernichtern

Wesentliche Unterschiede sind neben der elementaren Sicherheitsstufe nach DIN 32757 insbesondere die Blatteinzugsbreite, Autostart und besonders Autostopp. Der mechanische Autostart wird durch einen kleinen, in unmittelbarer Nähe des Schneidwerks liegenden Hebel, der durch das eingeführte Schnittgut aus seiner Grundstellung bewegt wird, betätigt. Somit läuft das Schneidwerk mindestens so lange, wie das eingeführte Schnittgut den Hebel in der entsprechenden Position hält. Der mechanische Autostopp beinhaltet den Nachlauf, welcher garantiert, dass das Dokument das Schneidwerk auch tatsächlich gänzlich passiert. Wenn der Hebel wieder in seine Grundposition zurückgekehrt ist, greift eine zur selben Konstruktion gehörende Laufrolle in das Gewinde einer Welle des Getriebes. Durch die Drehung der Welle wird die Laufrolle nach außen transportiert und löst durch ihr Herabfallen das Abschalten des Schneidwerks aus. Moderne Geräte verfügen über eine Lichtschrankensteuerung, welche das Schneidwerk auslöst und elektronisch gesteuert den Nachlauf berücksichtigt. Die Autostart- bzw. Autostopp-Funktion sorgt zudem für eine höhere Akzeptanz der Geräte, weil lediglich das Einführen des Informationsträgers in das Gerät dessen Vernichtung unmittelbar auslöst. Ein separat erforderlicher Ein- bzw. Ausschaltvorgang wird vielfach als umständlich empfunden und hierdurch bedingt wird zunächst eine Anzahl von Dokumenten angesammelt, bevor das Gerät benutzt wird. Dadurch entsteht ein Sicherheitsrisiko.

Gefahren für den Anwender

Die meisten Geräte sind konstruktionsbedingt sicher und schließen dadurch bereits Unfälle aus. Kontaktschalter beispielsweise sorgen dafür, dass die Geräte nur dann arbeiten, wenn sie sich auf dem dazugehörenden Behältnis befinden, bzw. die Gerätetür verschlossen ist. Dadurch wird ein unmittelbarer Kontakt mit dem Schneidwerk an der Geräteunterseite verlässlich vermieden. Prinzipbedingt kaum zu vermeiden ist eine Gefährdung des Benutzers, die von dem Zuführschlitz für das zu vernichtende Material ausgeht. Diese wird noch dadurch verstärkt, dass leistungsstärkere Geräte meist auch über einen größeren Zuführschlitz verfügen. Deshalb sollte der Anwender

• konzentriert an der Maschine arbeiten und sich nicht ablenken lassen,
• besondere Vorsicht bei offen getragenem, langem Haar walten lassen,
• Schmuck, wie lange Halsketten und Armbänder vor der Verwendung des Gerätes ablegen und
• ebenfalls mit losen Kleidungsstücken, insbesondere Halstüchern, Schals und Krawatten Vorsicht walten lassen.

Die genannten Kleidungs- und Schmuckstücke vermögen zwar nicht das Gerät auszulösen, könnten aber bei Unachtsamkeit zusammen mit dem zu verarbeitenden Material vom Schneidwerk erfasst werden.

Für den Alltag gute Aktenvernichter vertragen auch übersehene Heft- oder Büroklammern. Diese können das Gerät nicht beschädigen.

Die meisten gängigen Aktenvernichter sind nicht für den Dauerbetrieb ausgelegt. Einige, meist kleinere, Geräte verfügen daher über einen Hitzeschutzschalter , welcher dem Aktenvernichter nach ein bis zwei Minuten Dauerleistung automatisch 15 bis 30 Minuten Abkühlung gewährleistet.

Aktenvernichtung

Es gibt Regelwerke, laut denen bestimmte Akten nach einem gewissen Zeitraum vernichtet werden müssen. Ein Beispiel:

Im Codex Iuris Canonici (dem Gesetzbuch der Katholischen Kirche) lautet Canon 489

§1: „In der Diözesankurie muß es außerdem ein Geheimarchiv geben, wenigstens aber einen eigenen Schrank oder ein eigenes Fach im allgemeinen Archiv, das fest verschlossen und so gesichert ist, daß man es nicht vom Ort entfernen kann; in ihm müssen die geheimzuhaltenden Dokumente mit größter Sorgfalt aufbewahrt werden.“ ^[1]

§2: „Jährlich sind die Akten der Strafsachen in Sittlichkeitsverfahren, deren Angeklagte verstorben sind oder die seit einem Jahrzehnt durch Verurteilung abgeschlossen sind, zu vernichten; ein kurzer Tatbestandsbericht mit dem Wortlaut des Endurteils ist aufzubewahren.“ ^[1]

Diese Regelung führte und führt dazu, dass ältere Fälle von sexuellem Missbrauch in der römisch-katholischen Kirche nicht detailliert aufgearbeitet werden können. ^[1]

Umgekehrt existiert eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften, die die Aufbewahrung von Akten für einen gewissen Mindestzeitraum vorsehen. Weiterhin enthalten Managementsysteme (Beispiel: ISO 9001:2008) oft intern in der Organisation oder im Unternehmen festgelegte Archivierungsfristen. Die Vernichtung der archivierten Dokumente darf erst nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist erfolgen.